Nghệ Thuật Giao Tiếp Qua Điện Thoại Là Gì?
Với tốc độ phát triển của Internet và công nghệ thông tin hiện nay, việc giao tiếp giữa người với người ngày càng trở nên dễ dàng hơn, không cần phải đến trực tiếp gặp nhau để nói chuyện mà hai người ở hai nơi khác nhau vẫn có thể giao tiếp với nhau thật dễ dàng qua điện thoại. Đây là hình thức giao tiếp phổ biến và đem lại nhiều thuận tiện. Tuy nhiên cũng không thể tránh khỏi khó khăn trong việc truyền đạt nội dung, bày tỏ thái độ, cảm xúc,… của mình sao cho người khác hiểu vì hai bên không gặp mặt nhau. Do đó, để thành công trong giao tiếp qua điện thoại thì các bạn cần tìm hiểu và nắm bắt thật kỹ các nghệ thuật giao tiếp qua điện thoại.
- Khi bạn là người nhận điện thoại
- Nghệ thuật xử lý khi bạn nhận được một cuộc gọi
Khi nhận được một cuộc điện thoại từ ai đó bạn cần trả lời họ bằng thái độ niềm nở, vui vẻ dù cho tâm trạng lúc đó của bạn không được tốt. Lưu ý bạn không nên bắt máy quá vội vàng cũng không nên để chuông reo quá lâu tránh làm ảnh hưởng đến chất lượng cuộc gọi.
- Tránh trường hợp để người gọi độc thoại một mình
Một người khi đã chủ động gọi đến cho mình chắc chắn họ đã chuẩn bị nội dung kỹ càng, thì việc họ chủ động đặt câu hỏi cho bạn là điều khó tránh khỏi do đó họ sẽ có rất nhiều vấn đề để nói. Đứng trước trường hợp trên nếu như bạn cứ im lặng, chỉ biết lắng nghe không phản hồi gì thì sẽ gây ra cho người đối diện cảm giác mình đang nói quá nhiều, vì vậy nếu không biết phản hồi gì thì hãy cho họ dấu hiệu là mình vẫn đang nghe và hiểu họ đang nói gì bằng các câu như: “Dạ tôi nghe”, “Vâng tôi hiểu”, “Dạ”, “Vâng”,…
- Âm lượng giọng nói vừa phải, từ tốn
Khi bạn nhận được một cuộc gọi từ số lạ thì đầu tiên hãy trả lời họ bằng giọng nói vừa phải, đủ nghe, không trả lời quá lớn vì biết đâu người gọi bạn là thầy cô, cấp trên, hay ông bà, cha mẹ của bạn đang sử dụng một số điện thoại khác để gọi, cũng không nên trả lời quá nhỏ để tránh trường hợp gây cho nhau cảm giác khó chịu và mất thời gian giao tiếp nhiều.
- Thái độ giao tiếp tích cực, niềm nở
Giọng nói của bạn thể hiện mọi cung bậc cảm xúc của bạn trong đó, cho dù là qua điện thoại đối phương cũng đều có thể cảm nhận được thái độ của bạn. Vì vậy mà khi nhận điện thoại của một ai đó hãy thể hiện thái độ vui vẻ, tích cực nói chuyện, không cau có, trả lời hời hợt.
- Không nên vừa ăn uống vừa nói chuyện
Giống như ở trên vừa đề cập đến, giọng nói của bạn sẽ cho người nghe cảm nhận được bạn đang làm gì và thái độ như thế nào. Khi bạn vừa ăn vừa trả lời điện thoại, giọng nói của bạn đôi chút sẽ bị thay đổi và làm cho đối phương cảm thấy bạn không tôn trọng họ, xem thường cuộc trò chuyện này.
- Không bất ngờ gác máy
Nếu bạn đang bận hay vì một lý do nào đó mà không muốn tiếp tục cuộc trò chuyện nữa thì hãy tìm kiếm cho mình một lý do nào đó thích hợp để hẹn nói chuyện lại trong một thời gian khác. Không nên bất ngờ cúp máy khi người khác đang nói giữa chừng, điều đó vô cùng mất lịch sự và thiếu tôn trọng đối phương, nếu trường hợp này xảy ra trong một công ty thì bạn chắc chắn sẽ bị phê bình.
- Khi bạn là người gọi
- Xưng danh tính và mục đích cuộc gọi
Trước khi bắt đầu nội dung của một câu chuyện bạn cần chào hỏi, xác định danh tính của khách hàng để chắc chắn rằng bạn đã gọi đúng người, sau đó giới thiệu danh tính, mục đích của cuộc trò chuyện bao gồm các nội dung như: Tên, địa chỉ công ty, mục đích gọi,…để giúp người nghe có thể nắm được nội dung chính của câu chuyện và những nội dung họ cần chú ý lắng nghe trong cuộc trò chuyện.
- Gọi đúng giờ, đúng thời điểm
Khi gọi điện thoại cho người khác bạn cần phải tránh một số thời điểm gọi sau đây: Giờ sáng sớm, giờ nghỉ trưa, sau giờ hành chính, và những thời gian cấm kỵ khác. Người nghe sẽ cảm thấy mình bị làm phiền và khó chịu nếu như bạn gọi điện trong những thời gian riêng tư, từ đó có thể ảnh hưởng đến kết quả của cuộc trò chuyện. Nếu như bạn gọi trong thời gian thích hợp khác thì sẽ có nhiều khả năng mang lại kết quả trò chuyện như mong đợi.
Ngoài ra còn có một số lưu ý khác như giọng nói truyền cảm, không sử dụng thuật ngữ chuyên ngành khó hiểu, nói lời cảm ơn và chào tạm biệt khi kết thúc.
Qua bài viết trên hy vọng các bạn có thể hiểu rõ hơn về một số nghệ thuật giao tiếp qua điện thoại để cuộc trò chuyện của bạn với người khác đạt hiệu quả cao. Muốn làm chủ được việc giao tiếp qua điện thoại thì ngay từ bây giờ hãy thực hành rèn luyện cho mình theo những lưu ý trên bạn nhé!